PAYUNG HUKUMUNTUKSPAN

Bagaimana rasanya melaksanakan perubahan? Perasaan semangat dan kawatir pasti berbaur dalam benak setiap peran pelaksana perubahan. Semangat karena perubahan yang dilakukan bertujuan menghadirkan perbaikan, tetapi juga khawatir apakah langka yang dipilih menuju kesana sudah benar atau belum. Aturan main sangat diperlukan untuk mengawal setiap peran kearah yang tepat. Demikian juga halnya dalam mengusung SPAN sebagai sistem yang baru, penyusunan payung hukum dan penyusunan SOP adalah dua pagar penting yang harus dilengkapi. Tim kabar SPAN berkesempatan mengintip proses penyusunan kerangka hukum implement SPAN.

Desember 2011, tim pengarah RPPN (Reformasi Penganggaran dan Perbendaharaan Negara) telah mengamanatkan penyusunan Rancangan Peraturan Menteri Keuangan (RPMK) untuk memanyungi implementasi SPAN. Menindaklanjuti arahan tersebut, Direktorat TP dan Direktorat SP segera membahas strategi penyusunan peraturan tersebut. Kemudian untuk membuka wacana dan memberikan gambaran umum mengenai penerapan konsep transaksi elektronik menurut Undang-undang Informasi dan Transaksi Elektronik, Januari tahun lalu TP juga mengundang narasumber Kementerian Kominfo (Direktur e-Government).

 

Proses penyusunan rancangan awal PMK implementasi SPAN dirembung oleh tim proses bisnis Direktorat TP, Subdit Peraturan Direktorat SP, dan Biro Hukum Sekretariat Jenderal. Pada bulan Oktober 2012 dihasilkan RPMK tentang Uji Coba Pelaksanaan SPAN sebagai acuan implementasi SPAN pada masa transisi. Kemudian dalam perkembangannya diubah menjadi RPMK tentang Pelaksanaan SPAN, sedangkan pelaksanaan masa transisi tetap dicantumkan dalam ruang lingkup pengaturan. RPMK ini kemudian  juga disampikan ke Kanwil DJPBN Propinsi DKI Jakarta, KPPN Jakarta II, dan KPPN Khusus Jakarta VI untuk mendapat tanggapan. Menggenapi lingkup RPMK agar lebih komprehesif, pada bulan April 2013 draftnya dibahas dalam diskusi yang melibatkan perwakilan direktorat teknis DJPBN, DJA, dan DJPU. Saat ini, proses pengajuan RPMK kepada Menteri Keuangan telah sampai di bagian OTL Setditjen Perbendaharaan untuk ditelaah kesesuaian legal darfting-nya.

SPAN dibangun dan sikembangkan menggunakan system COTS (Commercial Off-The-Shelf), dengan kata lain SPAN dibangun dari aplikasi financial yang sudah memiliki pola standar yang mengacu pada international best practice. Beberapa penyesuaian terhadap system telah dilakukan agar harmoni dengan kebutuhan pengelolaan keuangan pada Negara kita. Dalam pembangunan system COTS, aturan teknis dan operasional mengenai implementasi SPAN disusun dengan mempertimbangkan aplikasi yang dibangun. Hal inilah yang membedakan dengan praktek yang selama ini berlangsung, karena biasanya pembangunan aplikasi yang menyesuaikan dengan peraturan. Kali ini dalam pembangunan SPAN, peraturan mengacu pada proses bisnis yang sudah disesuaikan dengan aplikasi.

Konsep dan kebijakan dalam pembangunan SPAN merupakan perwujudan dari tiga paket undang-undang Keuangan Negara, yaitu UU 17/2003 tentang Keuangan Negara, UU 1/2004 tentang Perbendaharaan Negara, UU 15/2004 tentang Petanggungjawaban Keuangan. Ketiganya merupakan pondasi yang menopang kesesuaian SPAN dengan tata kelola keuangan Negara kita.

System teknologi informasi selalu memerlukan Bussines Continuity Plan (BCP). BCP mengatur prosedur untuk menjaga kesinambungan proses bisnis apabila terjadi keadaan kahar/force majeur, dalam hal ini keadaan kahar adalah jika terjadi kegagalan system. RPMK implementasi SPAN sudah memuat pasal tentang keadaan kahar, namun untuk detil prosedur BCP akan disusun terpisah dalam Keputusan Menteri Keuangan tersendiri.

System SPAN telah dipersiapkan, begitu juga payung hukumnya. Satu persatu kekhawatiran dalam menyongsong perubahan untuk implementasi SPAN telah diselesaikan. Mengutip sloan kampanye Obama, “Let’s make change we can believe in.”

SPAN dan Collaboration Environment

Collaboration Environment  (CE) adalah istilah yang digunakan untuk lingkungan kerja dengan, dimana interaksi antar anggota tim dilakukan tidak hanya secara langsung tetapi juga memanfaatkan keunggulan teknologi computer, jaringan dn software.

SPAN merupakan proyek uang melibatkan banyak pihak dengan masing-masing tugas dan latar belakang yang berbedanya masing-masing.di dalamnya ada tim proses bisnis, tim infrastruktur, tim pengelola perubahan dan pihak pengembang aplikasi (LG CNS). Semua komponen saling berkoordinasi. Koordinasi yang dilakukan antar komponen dalam rangka manajemen proyek beradadi bawah anunan Project Implementation Unit.

Masing-masing tim memiliki fungsi yang berbeda tetapi tetap memiliki keterkaitan dan sifat yang saling memengaruhi dalam rantai jadwal implemetasi SPAN. Pihak LG CNS bertugas membangun aplikasi, sedangkan tim proses bisnis bertugas membantu mencari defect. Koordinasi secara langsung dengna mempertemukan seluruh komponen dilakukan secara mingguan, namun dalam dinamika sehari-hari keseluruhan komponen ini harus bersinergi an saling sharing hasil pekerjaan. PIU menggunakan CE (Collaboration Environment) project management  sebagai solusi. Jadi, update informasi dapat berjalan lebih cepat dan menyeluruh. Misalnya saja dalam hal pelaporan dan penanganan defect yang perlu ditangani dengan cepat secara hierarkis hingga ke eselon II, persetujuan pejabat dilakukan secara digital melali CE.

Email dan individual scheduling

Fitur scheduling ini contohnya digunakan saat akan diadakan rapat. Coordinator rapat dapat menginformasikan rencana rapat melalui sharepoint. Para peserta rapat diundang menerima undangan serta detail rapat seperti waktu dan perihal rapat melalui email. Jika email yang didaftarkan ke CE menggunakan email depkeu, maka dapat di-sinkronisasi dengan kalender dan mengaktifkan pengingat (reminder). Lebih jauh lagi, reminder ini dapat berupa alarm pada Isamrtphone dan mengingatkan sebelum rapat berlangsung. Untuk mengaktifkannya Microsoft Outlook sudah harus di-sinkronisasi dengan smartphone.

Project scheduling dan task/resource asigment

PIU sebagai project management bertanggung jawab mengetahui sejauh mana tahap pengembangan aplikasi SPAN untuk kepentingan schedule perjanjian kontrak. Tahap-tahap pengembangan dilaporkan secara berkala melalui CE agar diketahui pihak terkait. Denagn begitu tim proses bisnis dan PIU mengetahui sudah sejauh mana perkembangan penyelesaian proyek. Pelaoran terhadap pengembangan aplikasi disertai dokumen dan laporan laporan yang di upload ke CE dan dapat di akses pihak yang berhk dan membutuhkan.

Task updates and approvals

Melalui Microsoft Office Project Web Acces, komponen-komponen proyek SPAN dapat dilihat progressnya dan ditentukan penjadwalannya. Termasuk status approvalnya suatu tahapan proyek; disetujui atau tidak, dapat dilanjtkan ke tahap selanjutnya. Atau tidak.

Itulah beberapa fitur yang digunakan dalam Collaboration Environment. Dalam scope proyek SPAN, penggunaannya anyak membantu dalam mempertemukan pihak-pihak yang menjadi elemen proyek. Scheduling project juga lebih terkoodinir termasuk dokumentasi persuratan dan kontrak.

Proyek SPAN mencakup tiga eselonI. Pengunaan CE dapat memangkas waktu birokrasi dan mendokumentasikan repository persuratan dalam bentuk digital sehingga mudah diakses kembali dibandingkan menggunakan folder untuk menyimpan dokumen fisik.

Bukan tidak mungkin hal ini dapat diaplikasikan tidak hanya untuk proyek, tapi lebih luas juga bagi perkantoran sehari-hari. Semoga SPAN bukan hanya menjadi pionir system keuangan Negara yang berbasis teknologi informasi, namun juga memperkenalkan budaya kerja yang modern, dan dinamis dan less paper. (MARHAMA)